Para trocar de contador, você comunica o escritório atual por escrito, solicita a documentação da empresa (contrato social, livros, declarações, certificado digital e senhas), contrata o novo contador e ele assume as obrigações a partir da próxima competência. O antigo é obrigado pelo Código de Ética a entregar tudo. O processo leva de 7 a 15 dias.
Trocar de contador assusta mais do que deveria. A maioria dos donos de empresa adia a decisão por medo de multa, de perder documento ou de a empresa "ficar descoberta" no meio do caminho. Nada disso acontece quando a migração é feita com método. Este guia mostra quando vale trocar, o passo a passo, a lista de documentos e os seus direitos se o escritório antigo dificultar.
Quando vale a pena trocar (7 sinais)
- Você recebe guias e não entende o que está pagando.
- Dúvidas ficam dias sem resposta.
- O contador nunca propôs mudar o regime tributário nem revisar o pró-labore.
- O balanço chega em abril e não serve para decidir nada.
- Chegou multa por atraso de obrigação acessória e ninguém avisou antes.
- A empresa cresceu e o escritório continua tratando como MEI.
- A Reforma Tributária foi aprovada e ninguém te chamou para simular.
Se três desses sinais são familiares, você já está pagando pela contabilidade errada. Veja o que esperar de um escritório em Contabilidade consultiva x tradicional.
Passo a passo da migração
- Escolha o novo escritório e feche o contrato, definindo a competência de início (por exemplo, a partir de outubro).
- Comunique o escritório atual por escrito (e-mail basta), informando a data de encerramento e solicitando a documentação.
- O novo escritório envia a lista de documentos e, com a sua autorização, pode pedir diretamente ao antigo.
- Validação: o novo escritório confere se as obrigações estão em dia, se há pendências na Receita e se a escrituração está completa.
- Transferência de acessos: certificado digital, procurações eletrônicas (e-CAC), acessos ao Simples, e-Social, sistemas de nota.
- Início na competência combinada: o novo escritório assume folha, apuração e obrigações daquele mês em diante.
O processo leva de 7 a 15 dias, quase todo feito pelos dois escritórios, sem depender do seu tempo.
Documentos que o contador antigo precisa entregar (checklist)
| Área | Documentos |
|---|---|
| Societário | Contrato social e todas as alterações, cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal, alvarás |
| Contábil | Livros Diário e Razão, balancetes, balanços dos últimos 5 anos, ECD transmitida |
| Fiscal | Declarações entregues (DEFIS, ECF, DCTF, EFD-Contribuições, SPED Fiscal), guias pagas, extrato do Simples, apurações |
| Pessoal | Folhas de pagamento, registros de empregados, e-Social, FGTS, férias, rescisões, acordos coletivos |
| Acessos | Certificado digital (o arquivo é da empresa), senhas de portais, procurações no e-CAC (que devem ser revogadas) |
| Pendências | Relação de parcelamentos, débitos, intimações e prazos em aberto |
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Melhor época: virada de ano, virada de mês ou agora?
A troca pode acontecer em qualquer mês, sempre na virada de uma competência para a outra. A virada de ano facilita porque o antigo escritório fecha o exercício completo (balanço, ECD, ECF do ano) e o novo começa limpo. Mas esperar janeiro por isso pode custar meses de imposto pago a mais. Na prática: se os sinais estão claros, troque na próxima virada de mês e deixe as obrigações anuais do exercício anterior definidas em contrato (quem entrega a ECF e a DEFIS do ano que terminou).
E se o contador antigo não entregar? Seus direitos
Os documentos são da empresa. O Código de Ética Profissional do Contador (Resolução CFC 1.307/2010 e atualizações) obriga a entrega da documentação ao cliente ou ao contador sucessor. Reter documentos por causa de honorários em atraso não é permitido; a cobrança de honorários é um caso separado, que o escritório pode levar à Justiça, sem segurar o acervo.
Se a entrega não acontecer, o caminho é: solicitação formal por escrito com prazo, depois denúncia ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC-DF, em Brasília) e, se necessário, medida judicial. A maioria dos casos se resolve na primeira solicitação formal.
O que o novo contador faz nos primeiros 30 dias
- Revisa o enquadramento tributário e simula o regime para o ano seguinte.
- Revisa o pró-labore e a distribuição de lucros (Pró-labore ou distribuição).
- Confere pendências na Receita, no e-Social e nas prefeituras.
- Reconstrói o que estiver faltando na escrituração.
- Entrega a primeira DRE gerencial e marca a reunião de leitura.
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Perguntas frequentes
Base legal e fontes
- Código de Ética Profissional do Contador (CFC)
- Site da Financier (FAQ de migração)
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